المقدمة العامة للبرنامج التدريبي:

تهتم الشركات والمؤسسات العامة والقطاع الحكومي ولا سيما في الوقت الحاضر بالوظائف المتعلقة بإدارة الأعمال المكتبية وخاصة وظائف السكرتارية المتقدمة وإدارة المكاتب لما بات لهذه الوظائف من أهمية عظمى في تسيير الأعمال المكتبية وامكانية مساعدة متخذي القرار في المستويات العليا على انجاز الأعمال غير النمطية من خلال القدرة على تحمل بعض العبء والمسئولية في إدارة العمل المكتبي.  ولا يتسنى للمشتغلين بهذه الوظائف – وظائف السكرتارية – مدراء المكاتب – أن يقوموا بواجبهم على أكمل وجه إلا إذا توافرت لهم الدراية والمعرفة اللازمة للإلمام بجميع الأمور المتعلقة بتسيير الأعمال المكتبية. وتمثل المعرفة 50 % من النجاح في هذا المجال أما بالنسبة الباقية فتكتسب بالتدريب التطبيقي والصقل المهني لمهارات القائمين على هذه الأعمال فتمزج فاعلية الأفراد بكفاءتهم. والواقع علينا أن نفسح المجال للبحث والاهتمام بدراسة وتحليل الأعمال المكتبية خاصة المتغيرات والمستحدثات التي يواجها عالم الأعمال المحور وما يسايرها من التمسك والسعي الحثيث وراء استخدام أحدث الأساليب والتكنولوجيا. لذا فإن هذا البرنامج قد سعى إلى تحقيق الجوانب النظرية والجوانب التطبيقية في إدارة الأعمال المكتبية التي تعرض تمثيل القاعدة العملية التي يجب أن يلم بها كل مهتم في هذا المجال.

أهداف البرنامج التدريبي:

• إطلاع المشاركين على الأسس الحديثة لإدارة مكاتب المستقبل بفاعلية. وتوضيح أهمية الدور المحوري للسكرتاريا المعاصرة.
• تنمية مهارات الاتصالات مع التركيز على المراسلات.
• تدريب المشاركين على تقنيات الحاسوب واستخداماتها لتسهيل القيام بأعمال المكاتب وسرعة إنجازها.
• إلمام المشاركين بحفظ المعلومات وسرعة استرجاعها.
• تحسن انتاجيتك من خلال زيادة مهاراتك التنظيمية وتطوير أساليب العمل.
• مقارنة خطة العمل مع المنظمات الأخرى وتحدي نطاق مهاراتك بغية تطويرها وتحسينها.
• تكريس التكنولوجيا لخدمتك وخدمة منظمتك.
• خلق بيئة عمل تعاونية للحصول على مستوى انتاج عالي وذلك بمعرفة طرق التعامل مع
• إجراءات التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة. "الأرشفة الإلكترونية "
• تقنيات متقدمة في الحفظ (الأرشفة الضوئية، النظم الإلكترونية).
• متابعة البريد الوارد وأمن وسرية المعلومات.
• أساليب التصنيف والترقيم عند حفظ المعلومات.
• أساليب الفهرسة واسترجاع المعلومات وطرق حفظها.
• فرز وإتلاف وترحيل الأوراق -حالات عملية في تصنيف وفهرسة المستندات
• الحد من الأعمال الورقية في المكاتب.
• عرض فيلم: (ميكنة المكاتب)

المحتوى العلمي للبرنامج التدريبي: 

 تكنولوجيا المعلومات

• البيانات و المعلومات
• الكمبيوتر و أهم أجزائه و تطبيقاته في العمل
• ماهي شبكات الانترنت , الإنترانت و الإكسترانت
• أهم البرامج الكمبيوترية في المكتب الذكي.
• البرامج المكتبية (ميكروسوفت أوفيس)
  • • ميكروسوفت وورد 
    • ميكروسوفت إكسل 
    • ميكروسوفت بور بوينت 

الإدارة و الإدارة الإلكترونية

• الإدارة و وظائفها و مقوماتها
• الأهداف الذكية  و صناعتها و تحليل SWOT 
• الإدارة الإلكترونية.
• أسس و متطلبات الإدارة الإلكترونية.
• التحديات التي تواجه تطبيق الإدارة الإلكترونية
• تطبيقات الإدارة الالكترونية في الأعمال المكتبية.

 السكرتارية الإلكترونية

• السكرتارية الإلكترونية و مهارة خدمة العملاء و التواصل الفعال
  • •  السكرتارية الإلكترونية
    • مفهوم السكرتارية الإلكترونية
    • أهم التقنيات الحديثة في السكرتارية الإلكترونية
    • المسئوليات والواجبات للسكرتير في الإدارة الإلكترونية
    • الصفات والمهارات الواجب توافرها في السكرتير في الإدارة الإلكترونية

• مهارة خدمة العملاء و التواصل الفعال

• • • مفهوم خدمة العملاء
    • أنواع العملاء و طرق التعامل مع كل نوع.
    • الاتصال الفعال و أهميته.  
    • عناصر الاتصال الفعال و أنواعه
    • مهارات حديثة في الإتصالات الإلكترونية في مكاتب السكرتارية

 مهارات السكرتارية الإلكترونية

• مهارة إدارة الوقت و إدارة الإجتماعات  و البريد الإلكتروني باستخدام MS-Outlook
  • • • مهارات إدارة الوقت: MS-Outlook
      • أساسيات و مفاهيم في إدارة الوقت
      • لصوص الوقت و طرق معالجتها بواسطة مصفوفة إدارة الوقت.
      • تقنيات حديثة في إدارة الوقت من خلال برنامج الـ MS-Outlook
• مهارات إدارة الإجتماعات : MS-Outlook
  • • تنظيم الاجتماعات باستخدام برنامج الـ MS-Outlook
    • إعداد الأجندة الألكترونية باستخدام برنامج الـ MS-Outlook
    • مشاركة الأجندة عبر البريد الالكتروني الـ MS-Outlook
    • إنشاء قواعد بيانات جهات الاتصال باستخدام برنامج الـ MS-Outlook
    • تنظيم و إدارة الاجتماعات عن بعد الـ MS-Outlook
    • التراسل الالكتروني باستخدام برامج الـ MS-Outlook

مهارات السكرتارية الإلكترونية

• مهارات في برنامج ميكروسوفت وورد و ميكروسوفت إكسل.
  • • • ميكروسوفت وورد
      • كيفية اعداد هوامش الصفحة و الرأس و الذيل
      • العمل مع الجداول بصورة احترافية
      • العمل مع الصور بصورة فنية إحترافية.
      • ميكروسوفت إكسل:
      • العمل مع الخلايا و البيانات التي تحتويها و تنسيقها
      •  العمل مع المخططات البيانية  بمختلف أنواعها و تنسيقها

لإدارة الفعّالة لمكاتب المستقبل

• تحديد غايات واهداف وخطط عمل المكتب كوحدة ادارية في المؤسسة.
• التوجيه المستمر والارشاد لتطبيق الأنظمة والسياسات المختلفة التي تضعها الإدارة. 
• الرقابة الدائمة للتأكد من سير الامور ومعالجة المعوقات بأقصر مدة ممكنة.
• تحديد الاحتياجات الرئيسة التي تشتمل عليها أنشطة الإدارة المكتبية.
• العوامل المساعدة في تفعيل إدارة المكاتب مثل التدريب وغيره من الحوافز.

مفهوم السكرتارية المعاصرة والعلاقة الوثيقة التي تربط وظيفة السكرتير بالأعمال المكتبية المختلفة

• مهمات وواجبات وظائف مدير المكتب.
• أنواع إدارة المكاتب بالنسبة للأنشطة المتخصصة.
• الصفات والمؤهلات الشخصية الأساسية اللازمة لكل نوع من أنواع إدارة المكاتب. 
• أهمية مواكبة المستجدات في المؤسسة وضرورة الاطلاع على آخر الأساليب الحديثة والاجهزة والادوات والتجهيزات المكتبية.
• ضرورة تحديد متطلبات التنمية الذاتية لمدير المكتب والعمل على متابعتها لمواكبة التغيير. 
• تقنيات الحاسوب في أعمال المكاتب
• إعداد الرسائل والتقارير الادارية والمحاسبية. 
• إدارة الوقت والاجتماعات والتخطيط لها.
• إدارة الاتصالات الحديثة وأهم برامجها.

الأرشفة الإلكترونية

• القواعد التي يفرضها عصر تكنولوجيا المعلومات.
• خصائص وعناصر وتوجهات الإدارة الإلكترونية
• الأنظمة الإلكترونية اللازمة للإدارة الإلكترونية
• سمات الإدارة الإلكترونية وعناصرها وتوجهاتها
• خصائص الإدارة الإلكترونية وإمكانية تنفيذ المعاملات إلكترونيا
• عناصر الإدارة الإلكترونية: إدارة بدون ورق-إدارة بلا تنظيمات جامدة-إدارة بلا مكان-إدارة بلا زمان
• ما هي مواصفات مدير المكتب والسكرتير الإليكتروني
• مفهوم التوثيق وأهميته ودوره في تفعيل أداء المؤسسات.
• دور واستخدامات الأرشفة في العمل.
• إجراءات التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة. "الأرشفة الإلكترونية "
• تقنيات متقدمة في الحفظ (الأرشفة الضوئية، النظم الإلكترونية).
• متابعة البريد الوارد وأمن وسرية المعلومات.
• أساليب التصنيف والترقيم عند حفظ المعلومات.
• أساليب الفهرسة واسترجاع المعلومات وطرق حفظها.
• فرز وإتلاف وترحيل الأوراق -حالات عملية في تصنيف وفهرسة المستندات
• الحد من الأعمال الورقية في المكاتب.
• عرض فيلم: (ميكنة المكاتب)
• دور واستخدامات الأرشفة في العمل.
• أهمية الأرشفة الإلكترونية ومكوناتها، وأدواتها، والمجالات التي تستخدم فيها.
• مفهوم نظام معالجة الوثائق الآلية
• كيف يعمل نظام معالجة الوثائق والملفات
• المراحل العامة لتنفيذ مشروع تحويل أرشيف ورقي إلى أرشيف الكتروني
• أنواع الوسائل المستخدمة في أرشفة الوثائق الإعلامية ومزاياها وعيوبها.
• أشكال وأنماط التوثيق الإعلامي للوثائق والمستندات والمواد الصحفية المختلفة.
• القواعد العامة والشروط التي يجب توافرها في أنظمة الأرشفة الإلكترونية.
• الوسائط المستخدمة في تخزين وأرشفة الوثائق في المؤسسات الإعلامية.
• أنواع البرامج المستخدمة في الأرشفة الإلكترونية.
• الطرق السليمة في التعامل مع الوثائق.
• كيفية إدخال واسترجاع الوثائق والمعلومات وفقا لنظام الأرشفة الإلكترونية.
• طرق استفادة موظفي المؤسسة من نظام الأرشفة الإلكترونية.
• سياسات أمن المعلومات
• المفاهيم الأساسية في إدارة أمن المعلومات
• حماية المعلومات من الاختراق، وطرق التأمين المتوفرة في الأرشفة الإلكترونية.
• بعض أساليب حماية البيانات
• القواعد والمعايير الأخلاقية السائدة في مجال الأرشفة الإلكترونية.
• المشكلات الطارئة والمتكررة وكيفية التغلب عليها.
• الخطوات الضرورية للإبقاء على المهارات المكتسبة من البرنامج.
• إعداد الخطة التنفيذية اللازمة لنقل المهارات المكتسبة إلى واقع التطبيق العملي.
• حالات وورش عملية وتطبيقية
• تقييم وختام البرنامج التدريبي