مقدمة البرنامج التدريبي
في ظل التغيرات المستمرة التي تطرأ على بيئة العمل الإداري، ومع التحديات الناجمة عن محاولات المنظمات تحقيق أهدافها، يتعرض الساحر الإداري لأزمات وعقبات تشكل تحديات تؤثر سلبًا على مسار العمل والإنتاج. تتفاوت حدة هذه الأزمات والتحديات بحسب أسبابها والسياقات التي تنشأ فيها. تسعى المنظمات الحديثة بسرعة مذهلة إلى التكيف مع هذه التغيرات، حيث تعتمد على وضع سيناريوهات افتراضية للتعامل مع الأزمات المحتملة، والعمل على التقدم بحلول فعّالة لتجاوز هذه التحديات. تعتبر تلك المنظمات أن تدريب العاملين على مهارات إدارة الأزمات والمشكلات ضرورة أساسية، حيث يُخصص الاهتمام لتعزيز كفاءتهم في التعامل مع هذه الظروف، وبناء الثقة اللازمة لمواجهة التحديات بكل إلهام واحترافية.
الأهداف العامة للبرنامج التدريبي :
- اطلاع المشاركين على اهمية الوقت وخصائصه
- اطلاع المشاركين على الادورات والتقنيات التي تمكنهم من الاستفاده من وقتهم.
- تمكين المشاركين من ادارة وقتهم بفاليه وكفاءه اعلى
- تمكين المشاركين من ادارة الازمات التي تواجههم في بيئة العمل اليومية واكسابهم المهارات الضرورية لتعامل مع هذه الازمات.
- تمكين المشاركين من مواجهة الضغوط الناتجة عن العمل والتعامل مع التوترات التي تواجههم في اطار العمل.
المحتوى العلمي للبرنامج التدريبي :
إدارة الوقت والتعامل مع الأزمات وضغوط العمل
المحور الأول: إدارة الوقت
مفهوم وأهمية إدارة الوقت
- تعريف الوقت وأهميته في بيئة العمل.
- خصائص الوقت (الثبات – الاستمرارية – عدم التعويض – العدالة).
- الفرق بين النشاط والانشغال في إدارة الوقت.
مضيعات الوقت وكيفية السيطرة عليها
- أسباب ضياع الوقت في بيئة العمل.
- كيفية تحديد مضيعات الوقت.
- استراتيجيات التعامل مع مضيعات الوقت.
الأدوات والتقنيات الحديثة في إدارة الوقت
- تقنية (Pomodoro) لإدارة الوقت.
- استخدام تطبيقات الهواتف الذكية لتنظيم الوقت.
- إعداد قوائم المهام اليومية (To-Do List).
قائمة ماكنزي وانجستروم في إدارة الوقت
- كيفية إعداد القائمة.
- كيفية تطبيقها في بيئة العمل.
- تقييم نتائج تطبيق القائمة.
معيقات إدارة الوقت وطرق إدارتها
- المقاطعات المستمرة.
- سوء التخطيط الشخصي.
- عدم وضوح الأهداف.
المحور الثاني: إدارة الأزمات
مفهوم الأزمة وخصائصها
- تعريف الأزمة.
- الفرق بين الأزمة والنكبة.
- خصائص الأزمات (المفاجأة – نقص المعلومات – تهديد المصالح – تصاعد الأحداث).
أنواع الأزمات وأسبابها
- الأزمات الاقتصادية.
- الأزمات الإدارية.
- الأزمات التقنية.
- الأزمات البيئية.
- الأزمات الأمنية.
مراحل دورة حياة الأزمات
- مرحلة نشوء الأزمة: تحديد الإشارات الأولى.
- مرحلة النمو: التعامل مع التطورات.
- مرحلة الانفجار: التدخل العاجل.
- مرحلة التلاشي: احتواء الأزمة.
- مرحلة التعافي: مراجعة الدروس المستفادة.
طرق استشعار الأزمات والسيطرة عليها قبل وقوعها
- بناء نظم الإنذار المبكر.
- تحليل المخاطر وتقييمها.
- استخدام السيناريوهات الافتراضية.
استراتيجيات التعامل مع الأزمات
- استراتيجية الاحتواء.
- استراتيجية التكيف.
- استراتيجية نقل الأثر.
- استراتيجية الانسحاب المنظم.
المحور الثالث: ضغوط العمل والتعامل معها
مفهوم ضغوط العمل وأسبابها
- تعريف ضغوط العمل.
- أسباب ضغوط العمل (بيئية – شخصية – تنظيمية).
- تأثير ضغوط العمل على الأداء.
مصادر التوتر في بيئة العمل
- ضغوط العمل الناجمة عن عبء المهام.
- الخلافات الشخصية.
- بيئة العمل السامة.
- غياب الحوافز والدعم.
استراتيجيات التعامل مع ضغوط العمل
- التوازن بين العمل والحياة الشخصية.
- إعادة تنظيم بيئة العمل.
- توفير الدعم النفسي والاجتماعي.
أثر التدريب الداخلي في مواجهة ضغوط العمل
- تحسين مهارات التأقلم.
- تعزيز ثقة الموظفين بأنفسهم.
- بناء بيئة عمل داعمة.
تطبيقات البرمجة اللغوية العصبية (NLP) في التخلص من الضغوط
- استخدام التصور الذهني الإيجابي.
- إعادة برمجة الأفكار السلبية.
- تمارين التنفس العميق والاسترخاء.
الوصايا السبع في إدارة الأزمات وضغوط العمل
- التخطيط المسبق.
- التفكير الاستراتيجي.
- الهدوء تحت الضغط.
- التواصل الفعّال.
- التحفيز الداخلي.
- التقييم المستمر.
- التعلم من الأخطاء.
المستهدفون من البرنامج التدريبي
- موظفي السكرتاريه والعلاقات العامه ومدراء المكاتب.
- المنسقين والمشرفين والذين تتطلب طبيعه عملهم ادارة الوقت بدقه
- الوظائف التي لها احتكاك وتواصل مستمر مع المراجعين والرؤساء